Program Excel na široko uporabljajo v večini podjetij, zaposleni pa ga imajo radi, ker ga poznajo in je enostaven za uporabo.
Žal pa preglednice pogosto uporabljajo tudi za tisto, čemur niso namenjene: za spremljanje strank in prodajnih aktivnosti. To se kot slabost izkaže vsakokrat, ko je treba iz množice podatkov izluščiti ključne informacije ali vsakodnevna opravila. Pa tudi vsakokrat, ko prave preglednice ni pri roki ravno takrat, ko jo nekdo potrebuje.
Ko začnemo postavljati bazo strank v preglednicah (pa naj bodo to podatki o prejemnikih e-novic ali naročnikih naših izdelkov), je baza v Excelu še v ustrezni obliki. Kaj hitro pa se začne dogajati, da bazo prekopiramo na drugo lokacijo, kjer jo osvežimo, drug zaposleni doda nov stolpec za sledenje načrtovanim aktivnostim, spet tretji pa k lastni kopiji na svojem računalniku doda še spremljanje potencialnih strank in baza je naenkrat na treh različnih mestih z različnimi podatki.
Glavno opravilo prodajalcev je prodaja in ne urejanje preglednic!
Štejejo torej klici, obiski in druge aktivnosti pri potencialnih in obstoječih kupcih. Običajno se tu soočimo s skrajnimi zmožnostmi Excela, ki ne omogoča enostavnega načrtovanja teh aktivnosti. Tako se v praksi dogaja, da k stranki v vrstici Excela enostavno dopišemo datum zadnje aktivnosti in tako načrtujemo naslednjo aktivnost. A kaj se zgodi, ko nastopi dan naslednje aktivnosti? Excel nas ne bo opozoril, da moramo poklicati stranko, če smo v okvirček za naslednjo aktivnost pri tej stranki zapisali "Pokliči 15. maja ob 9. uri" ...
Tako pridemo običajno do drugega sistema za načrtovanje aktivnosti, od Googlovega ali Outlookovega koledarja pa vse do zvezkov in namiznih koledarjev. Tako se podatki znajdejo na dveh koncih oziroma, bolje povedano, jih razpršimo na različna mesta brez medsebojne povezanosti. Tako kaj hitro ugotovimo, da je centralni pregled aktivnosti vseh zaposlenih s strankami misija nemogoče.
V nasprotju z Excelovimi preglednicami sodoben sistem za CRM omogoča:
1. Vse podatke zbrane na enem mestu z natančno krvno sliko vsake (potencialne) stranke.
2. Dostop do podatkov kjerkoli in kadarkoli (prek računalnika, tablice ali mobilnega telefona).
3. Enostavno načrtovanje in sledenje izvajanju aktivnosti (obiski pri strankah, klici ...) in pregled na organizatorju za vse zaposlene.
4. Opominjanje na pomembnejše aktivnosti.
5. Zaščito pred izgubo in zlorabo podatkov.
Seveda pa podatki, ki ste jih zbrali v Excelu do sedaj, niso izgubljeni – enostavno jih lahko uvozite v sistem CRM.
Nekaj osnovnih funkcionalnosti, ki jih omogoča Intrix CRM, lahko kadarkoli brezplačno preizkusite. Strokovnjaki z večletnimi izkušnjami na področju sistemov CRM vam bodo z veseljem svetovali in odgovorili na vsa vaša vprašanja.
