Trgovci uporabljajo različno opremo za tiskanje računov. Tisk na nekaterih je dlje časa obstojen kot na drugih, kar je odvisno od opreme, ki jo uporabljajo za izdajo računov. To, kakšna je obstojnost tiska, potrošniki opazijo pri računih, ki jih morajo iz takšnih ali drugačnih razlogov hraniti. Najpogosteje je to v primeru garancij za izdelke ali ko gre za hrambo računov za uveljavljanje pravic, npr. vačila trošarine fizičnim osebam. 

Kdor uveljavlja vračilo trošarine, mora hraniti izvirnike računov o nabavi goriva. Upravičenci do vračila trošarine morajo hraniti račune, na podlagi katerih jim je bila vrnjena trošarina, 10 let po izteku leta, na katero se listine nanašajo. Enako obdobje velja tudi za davčne zavezance, v primeru računov za nepremičnine pa je to obdobje še daljše, in sicer dvajset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. 

Pomembni so roki in način hrambe

Za Finančno upravo RS (FURS) je pomembno, da se zavezanci držijo rokov in načinov hrambe dokumentacije, ki so predpisani v Zakonu o davčnem postopku.

Davčni zavezanec mora račune hraniti v svoji izvirni obliki, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago, pravijo na finančni upravi. Pretvorba dokumentov oziroma njihov zajem v druge oblike je mogoč, vendar je treba pri tem upoštevati to, kar nalaga Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih in 86. člen Zakona o davku na dodano vrednost.

Foto: Profimedia ženska položnice kalkulator računanje

Omenjeni člen davčnemu zavezanci nalaga, da mora zagotoviti hrambo kopij računov, ki jih izda sam ali ki so izdani v njegovem imenu, in računov, ki jih prejme. Hraniti jih mora v svoji izvirni obliki, papirnati ali elektronski, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago.

Ne glede na izvirno obliko, se lahko račune hrani tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, pri čemer mora biti onemogočeno spreminjanje ali brisanje podatkov oziroma mora biti omogočeno reproduciranje računov v izvirni obliki. "Če se računi hranijo z elektronskimi sredstvi, se morajo z elektronskimi sredstvi hraniti tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine," pojasnjujejo na FURS.

"Račune je smiselno skenirati in se na ta način zaščititi pred izgubo ali uničenjem računa (barva lahko zbledi)," svetujejo tudi na Zvezi potrošnikov Slovenije (ZPS).  "Če je potrošnik nakup opravil s plačilno kartico, lahko na bančnem izpisku poišče datum in uro nakupa. Vsi prodajalci imajo dolžnost račune hraniti skladno z davčno in drugo zakonodajo in bi morali imeti možnost na podlagi podatkov, ki jih zagotovi potrošnik, poiskati račun in za potrošnika izdati novo kopijo," pravijo na ZPS. 

Ni vse izgubljeno

Verjetnost, da vam bodo trgovci lahko pomagali, je zelo velika. V Mercatorju pravijo, da lahko podatke o računu poiščejo glede na različne parametre, kot so datum nakupa, vrsta plačilnega sredstva, artikel itn. Zahteve po izdaji duplikata računa prejmejo, sicer v trgovinah market programa zelo redko, nekaj več takšnih primerov pa je v prodajalnah Mercator Tehnika. Na Petrolu imajo največ primerov zahtev po izdaji duplikata, ko stranka pozabi, da kot davčni zavezanec potrebuje račun. V Sparu se z zahtevami po izdaji duplikata srečujejo povečini zato, ker kupci originalen račun nehote zavržejo ali založijo.

V primerih, ko se strankam Petrola primeri, da z računa niso jasno razvidni vsi podatki, stranki izdajo kopijo računa. Če gre za tiskano obliko računa, jo pošljejo po pošti, drugače pa v digitalni obliki prek elektronske pošte.

V primeru vračila izdelka ali uveljavljanja garancije v Sparu postopki potekajo individualno glede na posamezen zahtevek. "Ob tem mora biti stranka zmožna izkazati nakup specifičnega blaga, za kar zadostuje predložitev računa, garancijskega lista ali bančnega izpiska. Če je stranka imetnica SPAR plus kartice, ji skušamo ugoditi tudi v primeru, da z naštetimi dokazili ne razpolaga, saj lahko tedaj račun poiščemo po serijski številki SPAR plus kartice in stranki natisnemo dvojnik. Našim kupcem tako svetujemo, da svojo SPAR plus kartico predložijo ob vsakem nakupu, saj jim lahko v takšnih situacijah pomembno koristi," svetujejo svojim strankam.

Vsi uporabniki aplikacije Na poti in mBills že prejemajo račune neposredno v aplikacijo na mobilnem telefonu. Računi v elektronski obliki bi lahko že kmalu postali realnost tudi za kupce v Mercatorju. V podjetju namreč pravijo, da je "račun v elektronski obliki na aplikaciji M Pay na pametnem telefonu v zadnji fazi testiranja". O tem, da bi funkcionalnosti SPAR plus kartice nadgradili tudi z razvojem možnosti vpogleda v račune, namenjenega imetnikom kartic, razmišljajo tudi v Sparu.

Slovenija Koliko časa morate hraniti papirnate položnice?