Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), ki je bil sprejet 20. maja, v veljavo stopi 20. novembra. Glavna novost, ki jo prinaša nova zakonodaja, je, da bo delovni čas treba podrobneje evidentirati za vse zaposlene in tudi nekatere zunanje izvajalce ter uvaja obvezne elektronske evidence za kršitelje. Izjema so s.p.-ji, ki nimajo nobenega zaposlenega, oz. enoosebni d. o. o. (pri teh je sicer treba prej ustrezno urediti pogodbo).

Podjetje se lahko odloči, da bo ure še vedno beležilo ročno, a mora pri tem omogočiti vse evidence. Tisti, ki se bodo želeli izogniti precejšnji izgubi časa (in denarja), bodo skoraj zagotovo prešli na elektronsko vodenje evidenc. Ena pomembnejših novosti za delodajalca je ta, da mora voditi evidence o zaposlenih delavcih, stroških dela, izrabi delovnega časa in oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. A to še ni vse: delodajalec mora biti pri evidencah marljiv in skrben vsakodnevno, ob tem treba za zaposlenega evidenco voditi od dne, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, do dne, ko mu pogodba o zaposlitvi preneha. Novost je tudi ta, da lahko delavec lahko kadarkoli vpogleda v svoje osebne podatke, ki jih vodi delodajalec in si jih lahko kopira, slika oz. kakor koli shrani.

Delodajalec mora sicer v skladu z 12. členom Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) že sedaj dnevno voditi med drugim tudi evidenco o izrabi delovnega časa, v katero se dnevno vpisuje za posameznega delavca podatke o številu ur, skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, opravljene ure v času nadurnega dela in tako naprej.

Globe so zapisane v razponu od 8.000 do 20.000 evrov (odvisno od velikosti podjetja) ter globe za odgovorno osebo do 2.000 evrov. Kot nam je uspelo izvedeti, za večino velikih podjetij nov način evidentiranja ne bo težava, saj imajo že vzpostavljen sistem elektronskega evidentiranja. Težave bodo nastopile za mala (družinska) in srednja podjetja, saj bo to zanje predstavljalo dodaten strošek. Ročno evidentiranje bo vzelo več časa, morda celo kakšnega novega zaposlenega, sistem elektronskega evidentiranja pa je seveda (nepotreben, a po novem obvezen) strošek. 

Foto: Profimedia Delavec Obstaja sicer še ena rešitev, in sistem evidentiranja preko aplikacij za mobilne telefone oz. tablice, kar je kratkoročno cenejša rešitev. A pri tem je, kot so nas opozorili na enem od računovodskih servisov, treba biti zelo previden, saj delodajalci nimajo pravice, da zaposlenega prisilijo, da na svojem telefonu uporabljajo to aplikacijo. Lahko pa delavcem priskrbijo tablice oz. telefone, ki bi jih imeli na voljo za vnašanje ur.

Novost je tudi ta, da mora podjetje ustrezno označiti izrabo in obseg izrabe odmora med delovnim časom (po domače: malico). "To pomeni, da pri odmoru ni treba imeti zabeleženega časa, od kdaj do kdaj je odmor trajal, ampak le podatek, ali je bil odmor izrabljen in pa v kakšnem obsegu je bil," je v ponedeljek za Radio Prvi pojasnil odvetnik Luka Švab. Povedano drugače: natančnega odhoda na malico in prihoda z malice, delodajalcem ne bo treba posebej označevati.

Da, evidentirali se bo tudi študenti in drugi

Novost je tudi ta, da mora delodajalec po novem evidenco o izrabi delovnega časa voditi za vsako osebo, ki je v delovnem razmerju na podlagi pogodbe o zaposlitvi ali kakršni koli drugi obliki zaposlitve (avtorske, podjemne pogodbe, če so ti delavci osebno vključeni v delovni proces ali v pretežni meri uporabljajo delovna sredstva tega delodajalca, pojasnjuje Švab). Torej bo evidentiranje veljalo tudi za študente in podjemne delavce.

Novosti pri evidentiranju (povzeto po spletni strani Obrtno-podjetniške zbornice Slovenije):

• čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
• izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom, (ni treba vpisovati časa začetka in končanja),
• opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
• opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
• vpis tekočega seštevka ur v tednu, mesecu oz. letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa (delodajalec, ki evidenco delovnega časa vodi ročno, bo lahko podatek vpisoval tedensko).

Predvidene globe za prekrške iz tega zakona so visoke

Do zdaj sankcij za odgovorne osebe ni bilo, po novem pa so predvidene. "Z globo od 150 do 2.000 evrov se kaznuje odgovorna oseba v državnem organu ali drugi organizaciji z javnim pooblastilom, ki za potrebe tega zakona ne zagotovi dostopa ali vpogleda v podatke iz evidenc, določenih v petem odstavku 4. člena tega zakona," piše v novem zakonu. 

Foto: Profimedia denar, evro Še precej višje globe so predvidene za delodajalca, če ta krši predpise novega zakona. V zakonu namreč piše, da se z globo od 1.500 do 20.000 evrov kaznuje delodajalec – pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, ki:

• ne vodi, hrani ali posodablja evidenc iz 12. člena tega zakona v skladu s 4. členom tega zakona,
• v evidencah iz 12. člena tega zakona navede neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke (5. člen),
• uporabi podatke iz evidenc iz 12. člena tega zakona za druge namene, kot so določeni v skladu s 1. in 5. členom tega zakona,
• ne predloži podatkov iz evidenc iz 12. člena tega zakona v skladu s 14., 15., 17., 18., 19. in 21. členom tega zakona,
• delavca pisno ne obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa v skladu s četrtim odstavkom 19. člena tega zakona,
• ne hrani evidence o izrabi delovnega časa ali dokumentacije, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki v skladu s petim odstavkom 19. člena tega zakona.

Kazni za samostojne podjetnike so nižje

V dopolnjenem zakonu še piše, da se "z globo od 300 do 8.000 evrov kaznuje manjši delodajalec – pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, če stori prekršek iz prejšnjega odstavka". Več podrobnosti o globah si lahko preberete na tej povezavi.

Glede novih zakonskih predpisov, kar se tiče evidentiranja, smo se obrnili na nekaj slovenskih velikih zaposlovalcev, odgovore smo do danes prejeli od Mercatorja in Luke Koper. "Evidentiranje nam ne bo vzelo dodatnega časa, saj smo že sedaj vodili elektronsko evidenco delovnega časa za zaposlene. Dodaten čas bo vložen le v tehnično testiranje dodatnih zahtev v IT-rešitvi ter izobraževanje uporabnikov," so nam zaupali v Mercatorju, kjer so očitno na spremembe in dopolnitve novega zakona dobro pripravljeni.

"Dodatne zaposlitve za to prilagoditev niso bile potrebne, saj imamo že vrsto let sistem evidenc delovnega časa urejen. Ocenjujemo, da se nam proces ne bo podražil, saj bomo spremembe zakona uredili v okviru obstoječe IT-rešitve za vodenje evidence delovnega časa. Mesečnega pregleda evidenc ne bomo tiskali, temveč bomo omogočali neposreden vpogled preko aplikacije," so še dodali.

Foto: Mercator Mercator Tudi v Luki Koper že uporabljajo elektronsko evidentiranje delovnega časa, a vendarle imajo nekoliko več nejasnosti, kar se tiče razumevanja zakonodaje. Te bodo ustrezno naslovili šele na podlagi dodatnih pojasnil ministrstva, so nam razložili v odgovoru za Žurnal24.

"Skladno z določili nove zakonodaje trenutno izvajamo še nekaj tehničnih sprememb. Ker se spremembe uvajajo na ravni celotne države, je pri določenih zahtevah (predvsem glede evidentiranja malice) še vedno nekaj nejasnosti, ki jih bomo lahko ustrezno naslovili šele na podlagi dodatnih pojasnil ministrstva," so zapisali v Luki Koper. Zaenkrat nove zaposlitve zaradi evidentiranja v Luki Koper niso bile potrebne, o stroških pa bodo lahko spregovorili, "ko bodo spremembe uvedene v praksi".

dezurni@styria-media.si