Ko je Gmail leta 2004 pričel delovati in takrat uporabnikom ponudil za gigabajt zastonj prostora, je marsikdo menil, da toliko prostora ne bo nikoli mogoče zapolniti. Še posebej, ker so glavni igralci na trgu e-pošte, kot sta bila takrat Yahoo! in Hotmail, ponujali neprimerno manj. Standard zastonj prostora za e-pošto je bil takrat med dvema in štirimi megabajti!

A danes je gigabajt za e-pošto in ostale oblačne storitve smešno malo prostora, saj si uporabniki delimo med seboj, ali pa shranjujemo v oblačno shrambo velike priponke, pakete fotografij in obsežne datoteke. Na ta način so nam na voljo kadarkoli in kjerkoli, pogoj je le dostop do interneta.

Google je v tem času uporabnikom zastonjski prostor povišal na 15 GB, a tudi to je že pri malce bolj intenzivni uporabi vseh Googlovih storitev hitro premalo. Kaj je alternativa nakupu dodatnega prostora, kjer posameznik lahko dokupi celo do en terabajt oblačnega prostora? Čiščenje obstoječega računa, s čimer lahko hitro sprostimo veliko prostora. Kako?

Techrepublic svetuje teh pet korakov:

1. Prepoznajte težavo

Najprej spoznajte, kako je razdeljena zasedenost vašega Googlovega prostora. V brskalniku vpišite oz. pojdite na https://www.google.com/settings/storage. Sedaj lahko vidite, katera izmed storitev vam odjeda največ prostora. 

2. Poiščite velike datoteke v Google Drive

Pojdite na https://drive.google.com/#quota. Google Drive vam bo pokazal seznam vseh datotek, začenši z največjo. Izberite tiste, ki jih ne potrebujete več in jih odstranite v koš. Nato koš izpraznite.

A pozor, če si boste po tej točki premislili in si želeli katero izmed datotek nazaj, bo to zelo zapleteno, čeprav ne nemogoče. Še najlažje je, da naredite kopijo pomembnejših datotek in jih shranite na disku, USB ...

3. Poiščite velike datoteke v Gmailu

Mislite, da v Gmailu ni mogoče filtrirati sporočil po velikosti? Seveda je in to že nekaj let. V iskalno polje v Gmailu je le potrebno vpisati ustrezen ukaz, ki vsebuje kombinacijo size:15mb, pri čemer 15mb lahko poljubno nadomestimo z večjo ali manjšo vrednostjo. Iskalnik nam bo vrnil rezultate vseh sporočil, pri katerih so priponke večje od te vrednosti. Ponovno jih pregledamo in vse odvečne izbrišemo. Začnemo pri visokih vrednostih in nato zmanjšujemo iskano velikost. 

Alternativa tovrstnemu sortiranju omogočajo namenski programi za e-pošto, kot je denimo Mozillin Thunderbird, ustrezno povezan z vašim Gmail računom. V teh programih je sortiranje velikih sporočil enostavno, a terja precej časa za prvo skeniranje celotne pošte.

4. Optimizirajte nastavitev fotografij, porabili ne boste več niti 1 kB

Fotografije in videi visoke ločljivosti porabijo veliko prostora, čeprav včasih po nepotrebnem. Podjdite na https://photos.google.com/settings in obkljukajte Visoka kvaliteta. s čimer boste Googlu dovolili, da datoteke zmanjša, a še vedno ohrani visoko kakovost. Če uporabljate mobilno aplikacijo Google Foto, potem v nastavitvah pod razdelkom Varnostno kopiranje & sinhronizacija obkljukajte "visoko kakovost." Od sedaj naprej bo Google te slikovne datoteke optimizirano shranjeval v oblak, v zameno pa nudil neomejen prostor - nobena vaša fotografija ne bo šla več v kvoto 15 GB.

5. Avtomatsko pretvarjajte prenesene datoteke

Če v Google Drive naložite Powerpoint datoteko, ki zlahka zavzema 50 Mb prostora, bo za toliko zmanjšan vaš skupni prostor. Če pa v nastavitvah za Drive obkljukate Pretvori prenesene datoteke, bo Google prenesene datoteke pretvoril v obliko zapisa urejevalnika Google Dokumenti. In podobno kot pri fotografijah, vaša pretvorjena PowerPoint ali katerakoli druga datoteka (.docx, .xls ...) bo od tega trenutka velika natančno 0 Mb.

Vsemu zgoraj navedenemu sicer obstaja še ena alternativa - vedno si lahko ustvarite še kak ločen Gmail račun in pridobite novih 15 GB. A Google ne sliši rad za to oziroma do danes še ni omogočil spajanja različnih Gmail računov pod en vmesnik, čeprav si mnogi tega želijo. Tako pa se je potrebno odjavljati iz enega računa in prijavljati v drugega ali pa uporabljati več brskalnikov hkrati.