Uvodni pozdrav
Ocenite položaj. Tudi najbolj neformalna e-sporočila morajo biti naslovljena z imenom naslovnika. Na primer: Živjo, Mojca. Draga Kaja. Nikakor pa ne hej, čau, oprosti, ker motim, ali celo nič. Bralcu se to lahko zdi nevljudno.

Bodite natančni
Četudi ste ravnokar končali telefonski pogovor s človekom, ki mu pišete, v sporočilu natančno opišite vse okoliščine zadeve, o kateri pišete. Sporočilo se bo morda spet bralo v prihodnosti ali pa ga bo uporabnik poslal v vednost še komu. Tako namesto "glede tiste zadeve" napišite "glede našega projekta št. 15 na Sejmišču".

Preprosto je jasno
Uporabite standardno, preprosto pisavo, ne preveliko in ne premajhno. To pisavo uporabljate vedno.

Kaj o vas pove elektronsko sporočilo? © iStockPhoto

Izogibajte se vprašanjem
Pišite preproste, razumljive stavke, ki natanko povedo, kaj potrebujete, namesto da postavljate široka in nedoločna vprašanja. Uporabite na primer "Prosim, preglejte pripeti dokument in me pokličite, da se pogovoriva o znotraj omenjenih prispevkih", namesto "Kaj mislite o tem?". Ali "Prosim, potrdite datum in čas, ko se lahko srečamo v centru", namesto "Kdaj imate čas?".

Prosim in hvala
Ker je prav, da uporabljate kratke in jasne stavke, morate poskrbeti za to, da ne bodo videti preveč trdi in grobi. Omehčajte jih s prijazno zahvalo. "Najlepša hvala za vašo pomoč in sodelovanje. Prosim, pokličite me, če imate kakršnakoli vprašanja. Lep pozdrav."

Avtomatiziran podpis
Zagotovite popolne kontaktne informacije v svojih e-sporočilih z imenom, naslovom, poštno številko, telefonsko številko in e-naslovom.

Pozor:

• ne glede na to, kako neotesana je vsebina e-sporočila, ki ste ga prejeli, naj bo vaš odgovor vedno profesionalen;

• pri pisanju dolgih, natančnih e-sporočil s pomembno vsebino izpolnite polje z naslovnikom na koncu. Tako ne boste mogli sporočila po nesreči poslati nedokončanega.;

• če dobite e-sporočilo, ki ga ne razumete dobro, odgovorite z vašim razumevanjem napisanega in prosite za potrditev ali vzemite v roke telefon;

• uporabite funkcijo preverjanja slovnice;

• ne uporabljajte velikih tiskanih črk;

• izogibajte se klicajem, podčrtavanjem, krepkim črkam, barvnim črkam, nevsakdanji pisavi, "smeškom" in podobno.